Vanaf 26 juni mogen we weer de helft van de tijd op kantoor gaan werken. Dat roept de vraag op wat het beleid wordt na de pandemie. Mogen we dan weer 100% op kantoor werken? Dat zal zeker mogen maar het is waarschijnlijker dat we deels thuis en deels op kantoor zullen zitten. Maar altijd functiegebonden. Althans, bij iMediate.

Het was natuurlijk voor iedereen even wennen toen we ineens allemaal thuis moesten werken. De simpele maar degelijke IT-basis bij iMediate, met voor elke medewerker een Office365 account, werd uitgebreid met Teams en we konden aan de slag. Ja, zo simpel was het eigenlijk.

Tools

Vervolgens is een forse versnelling ontstaan in het gebruik van digitale middelen, met naast Teams, Trello, Jira, ClickUp, Google Docs enz. Natuurlijk, die tools waren er al maar het gebruik ervan heeft een duw gekregen.

Een belangrijk effect daarvan is dat er diverse online omgevingen zijn gecreëerd waarbinnen we onderling én met onze klanten directer konden samenwerken. 

Voor onze offline productie werken we al jaren met Woodwing, Content Station, Journal Designer, Elvis. Tooling die onze printproducties heeft gemoderniseerd m.b.t. workflow en afstemming met klanten.

Ook aanvullende tooling (Trello, Jira, AFAS, SuperOffice, Timewax etc) heeft ervoor gezorgd dat we zonder fysiek contact met elkaar en/of met de klant toch overzicht houden op alle lopende projecten. De samenwerking binnen en buiten iMediate liep daardoor afgelopen anderhalf jaar soepel. Er was ineens meer urgentie, structuur en bereidwilligheid om nieuwe tooling in te zetten en om de bestaande routines heen te werken. Iedereen was elk moment feitelijk aangesloten.

Dit heeft de manier van samenwerken veranderd, maar ook de manier van overleggen. Met blijvend effect.

De online experts gaan er bijvoorbeeld van uit dat videovergaderen ook terug op kantoor alleen maar belangrijker gaat worden. Juist de hybride situaties, met delen van teams op verschillende locaties, gaan extra eisen stellen aan hard- en software. Interessant is deze video op het iMediate platform ChannelConnect waarin een aantal specialisten van o.a. Teams en Zoom zijn visie geeft op dit onderwerp. Daarnaast zijn afspraken en discipline nodig anders verloopt een overleg niet naar wens en ben je minder effectief dan volledig online of offline met z’n allen.

Het kan ook zijn dat we gedeeltelijk moeten gaan ‘onttoolen’ zodat we niet elke fase van een project gaan overorganiseren. Juist die voortdurende accenten op projectmanagement en workflow in een online omgeving kunnen een nadelig effect hebben op de ideeënstroom en de creatieve samenwerking die in een bedrijf als iMediate zo belangrijk is.

Nieuw beleid

Dus hoe gaan we het nu doen? Het zal echt niet meer worden zoals voorheen. En dan gaat het natuurlijk niet alleen over tooling. Het gaat nu ook weer over de directe, schermloze samenwerking tussen mensen. De een vaart wel bij thuiswerken en de ander niet. Veel bedrijven zullen dit per medewerker bekijken en bespreken. Je kunt je voorstellen dat je een uitgangspunt formuleert van gemiddeld een kwart van de contracturen thuiswerken als de functie dat toelaat.

En vaste dagen op kantoor en welke collega’s elkaar hoe vaak gaan tegenkomen is ook iets wat bekeken moet worden. Het plannen van de samenwerk- en overlegmomenten wordt nog belangrijker. Je wilt de leden van een team weer regelmatig fysiek bij elkaar brengen, maar je wilt niet dat andere collega’s elkaar nauwelijks nog live spreken. Het wordt nog puzzelen met vergaderruimtes, parttime roosters, werkoverleg, kick offs etcetera.

Toch maar weer wat tools in gebruik nemen?